Kennisbank voor beheerders

Inleiding

Deze handleiding legt per functie van Tender Insights uit wat ze doet, welke stappen je volgt en wat je in elk veld invult. Ze is geschreven voor beheerders en medewerkers bij de klant (de aanbestedende overheid).

Elk hoofdstuk volgt dezelfde opbouw:

• Wat doet het? – het doel van de functie in een paar zinnen.
• Stappenplan – de klikken in volgorde, met bij elke stap wat er gebeurt.
• Wat vul je in? – een tabel met de velden, wat ze betekenen en een voorbeeld.
• Hoe lees je het? – hoe je de cijfers, kleuren en meldingen interpreteert.

Rollen. Wat je ziet en mag, hangt af van je toegang. Die stelt een beheerder in (hoofdstuk 2).

Modules. Niet elke klant heeft alle onderdelen. De platformbeheerder zet per klant de modules aan: Contracten (basis), Financieel en verbruik, SLA, Performance (KPI's en leveranciersevaluatie). Staat een module uit, dan zie je het menu-item niet.

Testomgeving en productie. Functies met de vermelding (testomgeving) staan nog niet in de productieversie (app.tenderinsight.be). Ze komen daar pas na goedkeuring.

1. Aanmelden en tweestapsaanmelding

Wat doet het? Je meldt je aan met je e-mailadres en wachtwoord. Is tweestapsaanmelding (MFA) verplicht voor jouw organisatie, dan vul je daarna ook een code van 6 cijfers in uit een authenticator-app op je gsm. Zonder die tweede stap zie je niets van de gegevens.

Eerste aanmelding

• Je beheerder geeft je het webadres, je e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord. Dat komt via een ander kanaal dan mail, bv. Teams of telefoon.
• Meld je aan. De app vraagt meteen Kies je eigen wachtwoord. Vul het twee keer in.
• Is tweestap verplicht, dan verschijnt Tweestapsaanmelding instellen:
• Installeer Microsoft Authenticator of Google Authenticator op je gsm.
• Voeg in die app een account toe en scan de QR-code. Lukt scannen niet? Klik Toon de sleutel om over te typen.
• Vul de code van 6 cijfers in en klik Bevestigen en verder.

Dagelijkse aanmelding

• E-mailadres en wachtwoord invullen, Aanmelden.
• Open de authenticator-app en vul de code voor Tender Insights in. De code verandert elke 30 seconden; gebruik altijd de code die nu getoond wordt.

Tweestap verplichten voor een klant (platformbeheerder)

• Ga naar Klanten, open de klant en kies Beveiliging.
• Kies Verplicht voor alle gebruikers en bewaar.
• Verwittig de gebruikers vooraf: bij hun volgende aanmelding of als ze de pagina vernieuwen, moeten ze de app instellen.

Platformbeheerders gebruiken altijd tweestap, ook als het bij een klant niet verplicht is.

Gsm kwijt of vervangen (beheerder)

• Ga naar Instellingen → Gebruikers en toegang.
• Klik bij de gebruiker op Authenticator wissen en bevestig.
• De gebruiker wordt overal afgemeld en scant bij de volgende aanmelding een nieuwe QR-code.

Je kan je eigen authenticator niet wissen. Vraag dat aan een andere beheerder.

Hoe lees je het? In de gebruikerslijst staat per persoon Tweestap aan (wachtwoord + app) of Geen tweestap (nog niet ingesteld). Bij een verplichte klant kan iemand met “Geen tweestap” pas iets zien nadat hij de app heeft ingesteld.

2. Gebruikers en toegang

Wat doet het? Een beheerder voegt collega's toe, kiest hun toegang en kan toegang intrekken of een nieuw wachtwoord geven. Alleen beheerders zien dit onderdeel.

Gebruiker toevoegen

• Ga naar Instellingen → Gebruikers en toegang.
• Vul het e-mailadres in en kies de toegang (zie tabel).
• Klik Gebruiker toevoegen.
• De app toont één keer een tijdelijk wachtwoord. Kopieer het bericht en bezorg het persoonlijk, niet via hetzelfde e-mailadres (bv. Teams of telefoon).
• Bij de eerste aanmelding kiest de gebruiker een eigen wachtwoord. Tot dan staat in de lijst “Heeft nog geen eigen wachtwoord gekozen”.

Wat vul je in?

Toegang wijzigen, intrekken of wachtwoord resetten

• Toegang wijzigen: kies een andere toegang in de lijst. De wijziging geldt meteen.
• Toegang intrekken: klik Verwijderen en bevestig. De persoon ziet deze organisatie niet meer; zijn login bestaat nog (voor andere klanten).
• Nieuw wachtwoord: maakt een nieuw tijdelijk wachtwoord. Bezorg het opnieuw persoonlijk.
• Account verwijderen: verwijdert de login bij alle klanten. Alleen de platformbeheerder kan dit, en het kan niet ongedaan gemaakt worden.

Hoe lees je het? Per gebruiker zie je de toegang, wanneer hij zich laatst aanmeldde en of tweestap aan staat. Er moet altijd minstens één beheerder zijn: maak eerst iemand anders beheerder voor je jezelf een lagere toegang geeft.

3. Contracten registreren

Wat doet het? Een contract is de basis van alles: verbruik, SLA, KPI's, verplichtingen en evaluaties hangen eraan. Je registreert het op een van drie manieren:

• Stappenformulier (Contracten → Nieuw contract): één contract, vraag per vraag. Dit hoofdstuk.
• Excel-sjabloon TI_01 Contractregister: veel contracten tegelijk (hoofdstuk 11).
• AI-documentanalyse (testomgeving): de AI vult het formulier in uit bestek, gunningsverslag of overeenkomst; jij controleert (hoofdstuk 12).

Velden met * zijn verplicht. Onder + Meer opties staan de minder gebruikte velden. Je antwoorden blijven in je browser bewaard tot je opslaat, dus je kan later verdergaan. Opnieuw beginnen maakt het formulier leeg.

Stap 1 – Over welk contract gaat het?

De referentie koppelt later alle imports (bestellingen, facturen, leveranciersrapporten) aan dit contract.

Bestaat de referentie al, dan meldt de app dat het bestaande contract bij opslaan wordt bijgewerkt.

Stap 2 – Hoe lang loopt het en wat is het waard?

Datums en maximumwaarde sturen de verbruiksmeter en de waarschuwingen.

Verlengingen. Beantwoord “Kan het contract verlengd worden?” met Ja en voeg per mogelijke verlenging een regel toe (“2 x 12 maanden” = 2 regels).

Stap 3 – Wie is de leverancier?

Kies Bestaande leverancier, Nieuwe leverancier (KBO-nummer en naam) of Nog niet gekend (later koppelen, bv. per perceel). Vul ook contactpersoon, e-mail en telefoon in: die gebruikt de app voor rapporteringsaanvragen (hoofdstuk 10). Is het KBO-nummer al gekend, dan worden de gegevens bijgewerkt.

Stap 4 – Percelen

Alleen nodig als elk perceel een eigen leverancier of maximum heeft. Per perceel: perceelnummer *, titel *, leverancier (leeg = die van het contract), maximumwaarde; onder meer opties start- en einddatum en rangorde (bij een cascade).

Stap 5 – Eenheidsprijzen

Met een prijslijst controleert de app elke factuurlijn tegenover de contractprijs (hoofdstuk 5). Per artikel: artikelcode *, omschrijving *, eenheid *, eenheidsprijs excl. btw *, geldig vanaf (leeg = startdatum contract) en eventueel perceel. Lange prijslijsten laad je beter op met het Excel-sjabloon.

Stap 6 – SLA-normen

Een norm per dienst, tickettype, prioriteit en meting, bv. “Servicedesk – incident – P1 – oplossing binnen 4 werkuren”. Uitleg over berekening en interpretatie staat in hoofdstuk 6.

Stap 7 – KPI's

Stap 8 – Verplichtingen en termijnen

Rapporten, verzekeringsattesten, overleg, prijsherzieningen … De app waarschuwt voor elke vervaldag.

Stap 9 – Nakijken en opslaan

• Kijk de samenvatting na. Er is nog niets bewaard.
• Klik Contract opslaan. Alles wordt in één keer bewaard, of niets als er een fout is; de app toont dan wat je moet verbeteren.
• Daarna kan je het contract openen of een volgend toevoegen. Het opgeslagen formulier verschijnt bij de uploads en kan daar door een beheerder ongedaan gemaakt worden.

4. Contracten aanpassen, verlengen en verantwoorden

Wat doet het? Een contract verandert tijdens zijn looptijd. De app maakt een strikt onderscheid tussen twee soorten aanpassingen, zodat vroegere rapporten en boetes juist blijven:

Een fout corrigeren

• Open het contract en kies Gegevens en herkomst. Je ziet per gegeven de waarde, waar ze vandaan komt (formulier, Excel, leveranciersrapport, manueel) en het bestand.
• Klik bij het gegeven op Corrigeren.
• Vul de nieuwe waarde en een reden in (verplicht, bv. “Wijziging 1 goedgekeurd door het college op 12/10/2026”).
• Klik Correctie bewaren. Je naam, de datum en de reden worden bewaard.

Een SLA-norm of KPI wijzigen vanaf een datum

• Open het contract, tabblad SLA of KPI's, en klik bij de norm op Afspraak wijzigen. Andere mogelijkheden: Stopzetten of SLA-norm toevoegen / KPI toevoegen.
• Vul de nieuwe waarden in en kies Geldt vanaf (altijd de 1e van een maand). Een datum in de toekomst wordt een geplande wijziging die automatisch ingaat.
• Vul de reden in. Vink Dit is vastgelegd in een contractwijziging (addendum) aan als dat zo is, met eventueel de rechtsgrond (bv. art. 38/2 KB 14 januari 2013).
• Klik Wijziging opslaan. Onder Afspraken door de tijd zie je vroeger, nu en gepland.

Alleen een beheerder of contractbeheerder kan afspraken wijzigen.

Verlengen: de beslissingsfiche

Voor elke verlenging berekent de app een uiterste beslisdatum en waarschuwt op tijd (hoofdstuk 9).

• Open het contract en klik Beslissingsfiche. De fiche bundelt: looptijd en beslisdatum, besteding tegenover het maximum, SLA- en KPI-prestaties, terugkerende afwijkingen, openstaande acties, ontbrekende gegevens en de laatste leveranciersevaluatie.
• Bekijk de controlelijst. Alles groen = de fiche is volledig. Een rode lijn zegt wat ontbreekt, bv. “Laad de bestellingen van de laatste 2 maanden in”.
• Kies een beslissing: Verlengen, Heronderhandelen, Opnieuw aanbesteden, Beëindigen of Beslissing uitstellen (met nieuwe datum).
• Vul de toelichting in en bevestig. De beslissing wordt bewaard met een momentopname van de fiche.

Bij Verlengen krijgt de verlenging de status gelicht en schuift de einddatum op. Verwittig de leverancier schriftelijk; de app doet dat niet.

Hoe lees je de fiche? Elk onderdeel krijgt een kleur: in orde, aandacht, probleem of geen gegevens. “Huidig bestedingsritme” is het gemiddelde per maand over de laatste 12 maanden; daarmee berekent de app of het resterende maximum volstaat tot het einde, met en zonder verlenging.

Bewijsrapport

De knop Bewijsrapport op het contract maakt een afdrukbaar rapport (bewaren als pdf) met de kerncijfers en hoe ze berekend zijn, de herkomst van elk gegeven, SLA berekend tegenover gerapporteerd, prijsafwijkingen, signalen, acties en de volledige wijzigingsgeschiedenis. Gebruik het bij een audit of een discussie met de leverancier.

5. Verbruik en financiële opvolging

Wat doet het? De app zet alle bestellingen tegenover de maximumwaarde van het contract. Zo weet je per contract hoeveel er nog rest en wanneer het maximum bereikt wordt. Facturen worden gecontroleerd tegenover de contractprijs. Hiervoor is de module Financieel en verbruik nodig.

Gegevens inladen

• Exporteer bestellingen, factuurlijnen en (optioneel) budgetten uit het boekhoudpakket (bv. Adfinity) naar het sjabloon TI_02 Finance, of laat ze automatisch binnenkomen via een koppeling (hoofdstuk 11).
• Ga naar Importeren en laad het bestand op. De app koppelt elke bestelling via de contractreferentie of het KBO-nummer van de leverancier aan een contract.
• Kijk het resultaat na: hoeveel nieuw, bijgewerkt, ongewijzigd en bestellingen zonder contract. Die laatste vul je aan met de juiste referentie en laad je opnieuw op.

Wat vul je in? (TI_02 Finance)

Vul altijd de contractreferentie in als je die kent; dat is de zekerste koppeling.

Prijsherziening instellen

Als het bestek een indexatie voorziet, vergelijkt de prijscontrole met de geïndexeerde prijs op de factuurdatum.

• Open het contract, onderdeel Prijsherziening (indexatie), klik Instellen.
• Kies de manier: Herzieningsformule (P = P0 × (vast deel + aandelen × index/startindex)), Vast percentage of Eén index (bv. gezondheidsindex).
• Vul in: vast deel en aandelen per index (samen 100 %), maand van de basisprijzen (meestal de maand vóór de opening van de offertes), eerste herziening, interval in maanden en indexmaand.
• Opslaan. Onder Herzieningen zie je de berekende factoren; onder Prijzen vandaag de geïndexeerde prijzen.

Ontbreekt een indexcijfer, dan gebruikt de app het laatst gekende. De platformbeheerder vult indexcijfers aan bij Platform → Indexcijfers.

Hoe lees je het?

• Verbruiksmeter: Besteld tegenover Maximum, met Gefactureerd erin. De streepjes zijn de waarschuwingsgrenzen. Bedragen “door verlenging of wijziging” verhogen het maximum.
• Verbruik % = besteld gedeeld door de maximumwaarde (inclusief gelichte verlengingen en wijzigingen).
• Prognose: op basis van de bestellingen van de laatste 12 maanden (gemiddeld per maand) berekent de app wanneer het maximum bereikt wordt. “X maanden vóór de einddatum” betekent: tijdig een nieuwe opdracht of wijziging voorbereiden. Met minder dan een paar bestellingen per jaar is er geen prognose.
• Prijsafwijkingen: factuurlijnen waarvan de eenheidsprijs hoger is dan de contractprijs plus de prijstolerantie. De impact is het teveel betaalde bedrag.
• Jaarbudgetten: bestellingen per budgetartikel en boekjaar, met signalen bij overschrijding.

De grenzen (waarschuwing verbruik, prijstolerantie, contract loopt binnenkort af) stelt de platformbeheerder per klant in bij Drempels & normen.

6. Tickets en SLA

Wat doet het? De app berekent zelf of de leverancier de SLA-normen haalt, op basis van de tickets en storingen. Ze vergelijkt die berekening met wat de leverancier rapporteert. Zo zie je meteen of een maandrapport klopt. Hiervoor is de module SLA nodig.

Gegevens inladen

• De leverancier vult per contract en per maand het sjabloon TI_03 Leveranciersrapport in. Je kan hem een vooraf ingevuld sjabloon bezorgen met alleen de normen die gelden (Template downloaden bij het contract), of een aanvraag sturen (hoofdstuk 10).
• Ga naar Importeren en laad het rapport op. Tickets kunnen ook automatisch binnenkomen uit een ticketsysteem zoals Jira (hoofdstuk 11).

Hoe rekent de app?

• Reactietijd = van openen tot eerste reactie; oplostijd = van openen tot opgelost, min de pauzes.
• Alleen tijd binnen het servicevenster telt: kantooruren zonder Belgische feestdagen, uitgebreide kantooruren of 24/7, zoals in de norm.
• Een ticket is binnen norm als de netto tijd onder de norm blijft. Het resultaat van de maand = % tickets binnen norm, te vergelijken met “te behalen % tickets”.
• Beschikbaarheid = (servicetijd − ongeplande uitval) / servicetijd, alleen binnen het servicevenster.

Bij elke norm toont de pagina de contractuele regel: venster, wanneer de klok stopt en hoe pauzes tellen.

Een leveranciersrapport valideren

• Open het contract, tabblad SLA. Maanden met een verschil staan als Te beoordelen.
• Klik Vergelijken met eigen berekening. Je ziet gerapporteerd, berekend en het verschil, en of het verschil binnen de tolerantie (in procentpunt) valt.
• Lees Waar komt het verschil vandaan?: aantal getelde tickets, tickets buiten norm met hun pauzes en netto tijd, servicetijd en storingen. Meestal ligt het aan ontbrekende tickets, een ander servicevenster of pauzes.
• Noteer je bevindingen met Notitie toevoegen. Nodig? Klik Toelichting vragen aan leverancier: de status wordt “Toelichting gevraagd” en er komt een actie met deadline over 10 dagen.
• Kies de definitieve score: berekend, gerapporteerd of een andere waarde (met reden), en klik Definitieve score goedkeuren. Je kan later Heropenen.

Hoe lees je het?

• De SLA-trend toont drie reeksen: berekend door Tender Insights, gerapporteerd door de leverancier en de contractuele norm.
• Een signaal rapport wijkt af betekent: verschil boven de tolerantie en nog niet goedgekeurd.
• De definitieve score telt mee in de beslissingsfiche en de leveranciersevaluatie.

7. KPI's en performance

Wat doet het? Een KPI is een prestatie-indicator met een doel, bv. “First-time fix ≥ 85 % per maand”. De app houdt per periode de gemeten waarde bij en vergelijkt ze met het doel. Hiervoor is de module Performance nodig.

KPI's aanmaken

KPI's maak je bij het registreren van het contract (hoofdstuk 3, stap 7), via het Excel-sjabloon, of later op het contract met KPI toevoegen (geldt vanaf een gekozen maand, zie hoofdstuk 4).

Metingen binnenkrijgen: drie manieren

Een KPI automatisch laten berekenen

• Open het contract, tabblad KPI's, en klik bij de KPI op Aan bron koppelen.
• Kies Wat meten, bv. uit tickets: eerste keer opgelost, heropend, opgelost binnen X uur, gemiddelde oplostijd, tevredenheid, aantal nieuwe tickets, open tickets, geslaagde wijzigingen; of uit financiële gegevens: facturen met bestelnummer, facturen op tijd betaald, gefactureerd of besteld bedrag, aantal facturen.
• Kies de periode en beperk eventueel tot bepaalde diensten, soorten tickets of prioriteiten (niets aangeduid = alle).
• Bekijk de voorbeeldberekening. Er wordt nog niets opgeslagen. De app waarschuwt als eenheid of richting niet past bij het doel van de KPI.
• Klik Opslaan en berekenen. Nieuwe gegevens worden na elke ophaling en elke nacht verwerkt.

Waarden die al met de hand of via Excel werden ingegeven, blijven altijd staan; de berekening vult alleen de andere periodes aan. Met Stoppen met automatisch berekenen blijven bestaande waarden bewaard.

Hoe lees je het?

Let op de richting: bij “lager is beter” (bv. gemiddelde oplostijd) is een waarde onder het doel goed. “Opgelost binnen X uur” rekent in kalenderuren; voor werkuren en pauzes gebruik je een SLA-norm.

8. Leveranciersevaluatie en sjablonen

Wat doet het? Per leverancier, contract en periode maak je een evaluatie met een totaalscore van 1 tot 5 en een klasse A, B of C. Een deel van de criteria berekent de app zelf uit de gegevens; de rest beoordeelt de contractbeheerder. Een evaluatiesjabloon bepaalt welke criteria meetellen en hoe zwaar (sjablonen: testomgeving).

Een sjabloon maken (beheerder)

• Ga naar Instellingen → Evaluatiesjablonen. Bovenaan staan je eigen sjablonen, onderaan de platformsjablonen van Tender Insights (één per type contract).
• Klik bij het platformsjabloon van het juiste type op Kopiëren en aanpassen.
• Vul in (zie tabel) en klik Sjabloon bewaren. Bewaren maakt een nieuwe versie; bestaande evaluaties houden hun criteria.

Op het contract kies je onder Type en Evaluatiesjabloon een ander sjabloon, of laat je Automatisch (volgens type). Volgorde: sjabloon op het contract → sjabloon van je organisatie voor dat type → platformsjabloon voor dat type → algemeen. Archiveren van een sjabloon zet contracten die het gekozen hadden terug op automatisch.

Een evaluatie maken

• Ga naar Leveranciersevaluatie → Nieuwe evaluatie. Kies contract, leverancier en periode. Je ziet welke scorecard gebruikt wordt.
• Klik Evaluatie starten. De berekende criteria worden meteen ingevuld uit de gegevens van de periode:

• Geef de beoordeelde criteria een score: 1 onvoldoende, 2 zwak, 3 aanvaardbaar, 4 goed, 5 uitstekend. Beoordeel de leverancier, niet individuele medewerkers.
• Is een criterium niet van toepassing, of leverde de leverancier de gegevens niet aan, kies dan onder de score Niet van toepassing of Gegevens niet aangeleverd.
• Een toelichting is verplicht bij score 1 of 2, bij niet van toepassing en bij gegevens niet aangeleverd.
• Vul Samenvatting en afspraken in en klik Concept opslaan. Herberekenen haalt nieuwe gegevens op.
• Klik Afronden. De scores liggen dan vast. Onder de drempel komt er automatisch een actie “verbeterplan opvragen”.
• De opmerking van de leverancier (bv. na het kwartaaloverleg) kan ook na het afronden nog. Een beheerder kan een afgeronde evaluatie heropenen.

Is het sjabloon intussen gewijzigd, dan neemt Actueel sjabloon toepassen in een concept de nieuwe criteria en gewichten over; scores blijven bewaard.

Hoe lees je het?

• Totaalscore = gewogen gemiddelde van de criteria met een score. Klasse A ≥ 4 (goed), B ≥ 3 (opvolgen), C < 3 (verbeterplan).
• Onderbouwing = welk deel van de gewichten een score of gegevens heeft. Volledig (≥ 90 %), gedeeltelijk (≥ 60 %, de score steunt op de rest) of onvoldoende (stel de score dan niet voor als representatief).
• “Afgesproken, maar geen gegevens ontvangen” betekent dat het contract SLA's of KPI's heeft, maar dat er voor de periode niets binnenkwam.
• Periodes vergelijken toont de totaalscore per periode, verbeterde en achteruitgegane criteria, en aandachtspunten (score 1 of 2). De laatste afgeronde evaluatie staat ook in de beslissingsfiche.

9. Signalen, acties en meldingen

Wat doet het? De app controleert alle contracten telkens opnieuw met de actuele gegevens. Alles wat buiten de afspraken valt, wordt een signaal. Wat opvolging vraagt, maak je een actie met een eigenaar en een deadline. Meldingen laten je per mail of in de app weten wanneer er iets aan jouw actie verandert.

Welke signalen bestaan er?

Hoe lees je het?

• Het getal naast Signalen in het menu is het aantal kritieke signalen. Het verdwijnt vanzelf zodra de oorzaak opgelost is (bv. de bron levert weer gegevens).
• Op de pagina Signalen filter je op module en ernst. Het overzicht per module is klikbaar.
• Een signaal verwijder je niet; je lost de oorzaak op of maakt er een actie van. “Actie loopt” betekent dat er al een actie aan hangt.

Een actie aanmaken en opvolgen

• Klik bij een signaal op Actie, of ga naar Acties → Nieuwe actie.
• Vul in:

• Klik Actie aanmaken. De eigenaar krijgt een melding.
• Volg op met Opmerking toevoegen (“Wat heb je gedaan?”). Opmerkingen worden bewaard met naam en tijdstip en kunnen niet meer gewijzigd worden.
• Zet de status op Bezig, en sluit af met Toevoegen en afronden of status Afgerond / Geannuleerd. De aanmaker krijgt een melding.

Filters: Open, Mijn acties, Door mij aangemaakt, Te laat, Afgesloten. Onder Opvolging en historiek staat wie wat wanneer deed. Alleen de eigenaar, de aanmaker of een beheerder kan een actie wijzigen.

Meldingen instellen

• Klik op het belletje en kies Meldingen instellen.
• Kies per soort melding E-mail en/of In de app: actie aan mij toegewezen, mijn actie afgerond, nieuwe opmerking bij mijn actie, gevraagde gegevens ingevuld.
• Bewaren. Zonder eigen keuze volg je de standaard van je organisatie; die stelt een beheerder in. Terug naar de standaard wist je eigen keuze.

Mails komen van no-reply@tenderinsight.be.

10. Gegevens opvragen bij leveranciers

Wat doet het? De app zoekt zelf welke KPI- of SLA-cijfers nog ontbreken en vraagt ze op bij de leverancier. De ontvanger krijgt een mail met een persoonlijke link en vult een kort formulier in, zonder account. Wat binnenkomt kijk jij eerst na; pas na goedkeuring wordt het opgeslagen.

Een aanvraag versturen

• Klik op een contract op Gegevens opvragen, of ga naar Aanvragen → Gegevens opvragen.
• Vul in (zie tabel). De app toont de ontbrekende cijfers; vink aan wat je wil opvragen.
• Klik Versturen. De mail vertrekt binnen een minuut van no-reply@tenderinsight.be.

Ontbreekt er niets voor de gekozen periode, dan zegt de app dat alle cijfers al gekend zijn.

Antwoord nakijken en goedkeuren

• Je krijgt een melding “gegevens die ik opvroeg zijn ingevuld”. Open Aanvragen, filter Na te kijken.
• Per cijfer zie je Gevraagd, Ingevuld en Nu gekend. Cijfers die afwijken van wat al gekend is, worden bij goedkeuring overschreven; de app meldt hoeveel.
• Lees de toelichting van de leverancier.
• Klik Goedkeuren en opslaan. De cijfers worden bewaard met herkomst “via aanvraag”. Of klik Weigeren met een reden en daarna Opnieuw vragen (nieuwe link).

Hoe lees je het?

De tijdlijn van een aanvraag toont: aangemaakt, mail verstuurd, herinneringen, ingevuld door, goedgekeurd.

11. Importeren en koppelingen

Wat doet het? Gegevens komen op twee manieren binnen: je laadt een ingevuld Excel-sjabloon op, of een koppeling brengt ze automatisch binnen uit een ticket- of boekhoudsysteem. Alles wordt eerst gecontroleerd; er wordt pas iets bewaard als alles klopt.

De drie sjablonen

De sjablonen download je op de pagina Importeren, ook in het Frans en Engels. Wijzig de kolomkoppen en tabbladnamen niet; keuzelijsten (bv. “Raamovereenkomst”, “Werkuren”) moeten exact overeenkomen.

Een sjabloon opladen

• Ga naar Importeren en sleep het bestand in het vak (of klik om te kiezen). Het soort sjabloon wordt automatisch herkend.
• De app controleert het bestand in je browser. Bij problemen zie je per tabblad, rij en kolom wat moet aangepast worden; met Lijst downloaden (CSV) krijg je alles.
• Pas het Excel-bestand aan, bewaar het en laad het opnieuw op. Er is nog niets bewaard.
• Alles in orde? Klik Importeren (X rijen). Je ziet hoeveel nieuw en bijgewerkt is, en bij Finance hoeveel bestellingen aan een contract gekoppeld zijn.
• Onder Laatste imports zie je datum, sjabloon, bestand, status en aantallen.

Opnieuw opladen van hetzelfde bestand is veilig: bestaande rijen (zelfde referentie, bestelbonnummer, factuurnummer …) worden bijgewerkt, niet verdubbeld.

Een verkeerde upload ongedaan maken (beheerder)

• Ga naar Instellingen → Uploads.
• Klik bij de upload op Ongedaan maken en bevestig.
• Alles wat die upload heeft aangemaakt, wordt verwijderd (contracten, bestellingen, facturen, tickets, rapporten, KPI-resultaten). Gegevens die al bestonden, blijven staan.

Is er meer misgegaan, dan kan de platformbeheerder de gegevens van een klant terugzetten naar een moment of uit een nachtelijke kopie. Je ziet altijd eerst een voorbeeld.

Een koppeling instellen (beheerder)

• Ga naar Koppelingen → Nieuwe koppeling.
• Hoe komen de gegevens binnen? REST-bron: de app haalt de gegevens op bij een webadres (API) van het systeem. Ontvangstbus: het systeem stuurt zelf gegevens naar een beveiligd adres van Tender Insights.
• Wat levert de bron? Tickets (SLA), bestellingen (verbruik) of facturen (prijscontrole).
• Bij een REST-bron: vul het webadres in (https, geeft JSON terug), waar de lijst staat (bv. data.items) en hoe je aanmeldt (gebruiker en wachtwoord, toegangstoken of API-sleutel). Het geheim gaat versleuteld naar de kluis en is daarna nergens meer zichtbaar. Klik Verbinding testen: je ziet de eerste rijen, er wordt nog niets bewaard.
• Velden koppelen: koppel elk veld van Tender Insights aan een veld van de bron, of geef een vaste waarde (bv. de contractreferentie). Velden met dezelfde naam worden vanzelf gekoppeld. Verplichte velden die niet gekoppeld zijn, laten rijen weigeren.
• Kies hoe vaak ophalen en signaal als er zo lang geen gegevens komen (bv. 36 uur bij een nachtelijke ophaling).
• Bewaar als concept of activeer meteen. Bij een ontvangstbus maak je een sleutel aan en geef je adres en sleutel door aan de IT-dienst of leverancier.

Hoe lees je het? Per koppeling: status (Actief, Concept, Gepauzeerd, Fout, Geen gegevens), laatste ophaling, laatste gegevens en resultaat. Elke ophaling staat ook bij Uploads. “Geen gegevens” wordt een signaal “Bron levert geen gegevens”; pauzeren laat dat signaal verdwijnen.

12. AI-documentanalyse (testomgeving)

Wat doet het? De AI leest bestek, gunningsverslag, getekende overeenkomst, offerte of SLA-bijlage en vult het contractformulier voor je in. De AI maakt zelf niets aan: jij controleert elke stap en klikt zelf op opslaan. De verwerking gebeurt in de EU (Mistral). De AI staat per klant uit tot een beheerder hem aanzet.

AI aanzetten (beheerder)

• Ga naar Instellingen en zoek het onderdeel AI-documentanalyse.
• Zet het aan en bewaar. Vanaf dan zien beheerders, aankopers en contractmanagers het AI-vak bij Nieuw contract.

Er is een limiet van 50 documenten per dag per klant.

Documenten laten lezen

• Ga naar Contracten → Nieuw contract en klik Documenten kiezen. Je kan tot 5 documenten tegelijk kiezen (PDF of Word .docx, max. 25 MB per document en 40 MB samen).
• Controleer per document de soort. De app raadt die uit de bestandsnaam (bv. “Gunningsverslag…pdf”). Twijfel je, kies dan Laat de AI het bepalen.
• Klik X documenten lezen met AI. Dat duurt meestal 1 tot 3 minuten.
• Het formulier is ingevuld. Bovenaan elke stap staat de paarse kader “Ingevuld door AI uit X documenten”.
• Loop elke stap na, verbeter waar nodig en klik in de laatste stap Contract opslaan.

Voorrang bij tegenspraak tussen documenten:

Bij tegenspraak komen beide waarden in de opmerkingen, bv. “Looptijd: bestek p. 9 = 3 jaar, overeenkomst p. 2 = 4 jaar; 4 jaar overgenomen”.

Een stap opnieuw laten lezen

De AI kan per keer maar een beperkte hoeveelheid tekst verwerken. Bij lange documenten (bv. een contract van 80 pagina's) kan een deel wegvallen; de opmerkingen zeggen dan welk deel niet gelezen werd.

• Ga naar de stap waar iets ontbreekt (bv. SLA-normen) en klik ↻ Deze stap opnieuw lezen.
• Vink de documenten aan die gelezen moeten worden, of voeg met + Document toevoegen een document toe dat er nog niet bij was (bv. de SLA-bijlage).
• Klik X documenten opnieuw lezen. De AI leest nu alleen de pagina's die over deze stap gaan, ook achteraan in lange documenten.
• Staan er al regels in de stap, kies dan: De X regel(s) vervangen, Toevoegen aan wat er staat of Houden wat er staat.

Hoe lees je het?

• Onder elk veld staat de vindplaats: “Uit gunningsverslag · p. 3” met een letterlijk citaat. Zo controleer je snel in het document.
• Oranje = de AI twijfelt (“goed nakijken”). De kader bovenaan zegt hoeveel velden onzeker zijn.
• + Samenvatting en opmerkingen toont de gelezen documenten, een samenvatting, het voorgestelde type contract (voor de leveranciersevaluatie) en wat de AI niet vond of tegenstrijdig vond.
• Een leeg veld betekent dat het niet in de documenten stond. De AI verzint niets.
• Voorstel verwerpen maakt het formulier leeg.

13. Instellingen, back-up en herstel

Wat doet het? Instellingen bepalen hoe de app zich gedraagt voor jouw organisatie. Een deel stelt de beheerder van de klant in, een deel de platformbeheerder.

Instellingen van de klant (beheerder)

Instellingen per klant (platformbeheerder)

Ga naar Klanten en open de klant.

Bij een nieuwe klant maakt de app automatisch twee werkkalenders aan: kantooruren met Belgische feestdagen, en 24/7. Die gebruikt de SLA-berekening.

Back-up en herstel

De gegevens worden op drie manieren beschermd:

• Versiegeschiedenis: elke toevoeging, wijziging en verwijdering wordt bewaard. De bewaartermijn kies je tussen 13 en 120 maanden; de laatste versie blijft altijd bewaard.
• Nachtelijke kopie: elke nacht een versleutelde kopie per klant (gegevens en bestanden) in een aparte opslag, buiten de database. Onder Gegevens en herstel zie je de laatste kopie en of ze gelukt is. Met Kopie ontsleutelen zet je een .zip.enc om naar een gewone ZIP, volledig in je browser, met de versleutelzin.
• Volledige export (ZIP): alle tabellen (JSON en CSV), bestanden en de herstelvolgorde. Vertrouwelijk: bewaar het bestand versleuteld.

Herstellen (platformbeheerder): kies Terug naar een moment (alle gegevens van deze klant zoals op een tijdstip) of Volledige terugzetting (uit een export of nachtelijke kopie). Andere klanten worden niet geraakt. Je ziet eerst een voorbeeld en geeft een reden; er verandert pas iets als je bevestigt. De stappen staan in de herstelprocedure.

Hoe lees je het? De Herstelcontrole moet “Alles in orde” tonen: elke tabel met klantgegevens heeft een klantnummer, een versiegeschiedenis en zit in de export. Staat er “Let op: de laatste kopie is ouder dan een dag”, controleer dan de nachtelijke kopie.

14. Begrippen en veelgestelde vragen

Begrippen

Veelgestelde vragen

Mijn import wordt geweigerd. Er is niets bewaard. Lees per rij “Wat moet aangepast worden”, pas het Excel-bestand aan en laad het opnieuw op. Meest voorkomend: een contractreferentie die nog niet bestaat (laad eerst TI_01), een waarde die niet in de keuzelijst staat, of een datum in een verkeerd formaat.

Bestellingen worden niet aan een contract gekoppeld. Vul de contractreferentie in het Finance-bestand in, of controleer of het KBO-nummer van de leverancier overeenkomt met het contract.

De berekende SLA verschilt van het rapport van de leverancier. Open de vergelijking (hoofdstuk 6). Meestal ontbreken tickets, gebruikt de leverancier een ander servicevenster of rekent hij andere pauzes.

Een KPI toont “Geen meting”. Er kwam geen waarde binnen voor de laatste periode. Vraag ze op (hoofdstuk 10) of koppel de KPI aan een bron (hoofdstuk 7).

Ik zie een menu-item niet. De module staat niet aan voor jouw organisatie, of je toegang laat het niet toe. Vraag het aan je beheerder.

“Er moet altijd minstens één beheerder zijn.” Maak eerst iemand anders beheerder voor je jezelf een lagere toegang geeft.

Een gebruiker is zijn gsm kwijt. Beheerder: Instellingen → Gebruikers en toegang → Authenticator wissen.

De AI vond iets niet. Gebruik Deze stap opnieuw lezen en voeg eventueel het juiste document toe (hoofdstuk 12).